Gestione Documentale: quello che serve sapere

Chiamato anche con l’acronimo Document Management System, il Sistema di Gestione Documentale consiste in un insieme di strumenti che consentono di svolgere e facilitare le varie procedure di archiviazione dei documenti digitali utili in tutti i settori privati e pubblici che richiedono in modo imprescindibile non solo la presenza ma anche la realizzazione di documentazioni che verranno in seguito archiviate.

In maniera più precisa, è bene precisare che la gestione dei documenti con sistema elettronico avviene mediante piattaforme opensource o software che per mezzo di precisi algoritmi, offrono la possibilità di procedere alla registrazione, classificazione, catalogazione, semplificazione della lettura e della trasmissione dei dati, come pure la loro conservazione.

Come si può facilmente intuire tale innovativa procedura di archiviazione rende facile e veloce di diverse attività in ambito lavorativo, oltre a ridurre alcune procedure di natura amministrativa o burocratica, garantendo più trasparenza della banca dati dall’azienda e una tutela della privacy ottimale.

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Perché è importante la Documentazione Gestionale

Per qualsiasi tipologia di documento, a prescindere della sua natura, sia che si tratti di studio, di lavoro, di consultazione, di ricerca o per altro ancora è importante che sia conservato in maniera tale da garantire la sua continuità di utilizzo da parte di terzi.

Infatti, esistono svariati tipi di documenti, ed ognuno di essi deve essere archiviato e ordinato per dare modo di essere consultati ed usati anche dopo parecchio tempo.

Con una gestione documentale eseguita nella giusta modalità di mantenere il materiale di cui si dispone in modo ordinato e, nella stragrande maggioranza dei casi, di semplificare un determinato lavoro che richiede un uso costante di file digitale, oltre che da materiale cartaceo.

Documentazione Gestionale: archivi fisici e archivi elettronici

Una volta le informazioni documentali venivano conservate in appositi archivi fisici, dove venivano raccolti tutti i testi, le immagini e video che si effettuavano ogni giorno in un relativo ambiente lavorativo sia pubblico che privato.

Tale sistema di lavoro è soggetto a delle limitazioni ed è possibile velocizzarne lo svolgimento mediante l’impiego degli archivi elettronici moderni; in tal caso, tutta la documentazione digitale veniva riorganizzata in modo automatico a seconda dei parametri che la costituiscono, vengono caricati in rete e conservati senza nessun rischio di alterazione anche per lungo tempo, il tutto in maniera rapida, riducendone il rischio di commettere possibili errori.

Vantaggi della Documentazione Gestionale

Soprattutto in ambito aziendale la necessità di attuare un piano di gestione documentale digitale è pressoché fondamentale per dirigere la propria organizzazione verso la gestione del workflow documentale.
Ovvero, ogni documento che passa nell’ufficio di amministrazione, necessita di una serie di processi di gestione, che possono essere l’acquisizione e l’autenticazione dello stesso documento, possibili modifiche, oltre ad una esatta archiviazione per delle future ricerche.

Tutti questi passaggi vengono definiti con il termine workflow documentale, cioè flusso di lavoro.

Detto questo, i vantaggi che si ottengono dalla documentazione gestionale elettronica sono parecchi, ecco di seguito i più rilevanti:

• Diminuzione della quantità di carta stampata e del conseguente spazio di archiviazione

• Inalterabilità della documentazione e azzeramento dei materiali deperibili

• Possibilità di poter consultare il documento in qualsiasi momento da qualsiasi posto

• Opportunità per più utenti di poter consultare contemporaneamente lo stesso materiale

• Diminuzione dei tempi mediante un metodo gestionale monitorato e centralizzato dei vari processi

• Privacy delle informazioni tramite l’accesso personale

• Costi di gestione complessivi ridotti

• Nessuna ridondanza dei dati, cioè la possibilità di ripetere più volte lo stesso documento negli archivi presenti.
La duplicazione di un documento costituisce un fattore parecchio dannoso della gestione documentale svolta in modo fisico, perché genera delle incongruenze conseguenti al mancato aggiornamento delle nuove informazioni di cui pian piano si dispone.